Mejora de la productividad de los trabajadores de la Información y el Conocimiento

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La correcta gestión de la información en cualquier institución u organización es vital para que ésta exista y progrese. En la aldea global de nuestra sociedad actual, la información es poder. Sin embargo, las malas prácticas de algunos departamentos, unidades o algunas personas que aglutinan información relevante, ocultándola y alejándola de los criterios y estrategias globales de la organización, fragilizan la estrategia corporativa. Este gran lastre en el entorno actual, puede disminuir significativamente la producción y por ende la competitividad en el mercado. Esta atomización basada en el provecho propio y no en provecho de toda la empresa, se abordará desde un único prisma "la mejora de la producción de los trabajadores de la información y el conocimiento". Para ello, es esencial asegurar que la información fluya libremente por toda la organización. Este trabajo de tesis describe a través de sus diferentes apartados, el ámbito propicio para el despliegue de las capacidades de los trabajadores del conocimiento y el consabido aumento de su productividad, gracias al empleo de varias tecnologías como: Workflow, SharePoint, Formato XML, Sistemas de gestión del almacenamiento de la información, y Comunicaciones Unificadas. Una de las conclusiones a las que se puede llegar es que la empresa que gestiona eficazmente su información se anticipa a los acontecimientos del mercado, tiene un mayor poder de adaptación a las crisis y oportunidades y sus acciones son más coordinadas y efectivas.
Proper information management at any institution or organization is of great importance. In the global village of today's society, information is power. There are many reasons for information not to flow freely and effectively inside and among departments, organizational units and individuals. As a result business processes are not as effective and there may be a loss of productivity and competitiveness. The focus of this thesis is to present ways to improve the productivity of knowledge and information workers. The way to fulfill this objective will be how to improve information flow and better communications and collaboration inside the organization. Several technologies will be presented that contribute to this objective: collaboration tools such as SharePoint, better document formats such as OOXML, business processes defined, managed and optimized using a Workflow solution, information lifecycle management, and improved, unified communications. One of the conclusions of this thesis is that companies that effectively manage its information, communication and collaboration processes will be better able to benefit from new opportunities, adapt to changing market conditions, and see significant productivity gains and growth.
Publicado el : domingo, 01 de enero de 2012
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Número de páginas: 349
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Universidad Carlos III de Madrid
Facultad de Humanidades, Comunicación y Documentación

Tesis Doctoral
Programa de Doctorado en Documentación:
Archivos y Bibliotecas en el Entorno Digital

Mejora de la Productividad
de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento

26 de marzo de 2012


AUTORA: Mª Isabel Pajares Nevado.
DIRECTORA: Dra. Dª. Mercedes Caridad Sebastián.

Gracias Dios. Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento



TESIS DOCTORAL
MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD DE LOS TRABAJADORES DE LA
INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

Autora: Mª Isabel Pajares Nevado.
Directora: Dra. Dª. Mercedes Caridad Sebastián.

Firma del Tribunal Calificador:
Firma
Presidente: José Antonio Moreiro González
Vocal: Fernando Ramos Simón
Vocal: Juan Fuentes Romero
Vocal: Mª Dolores Ayuso García
Secretario: Miguel Ángel Marzal García-Quismondo
Calificación:

Getafe, _______ de _____________________ de 2012.Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


Agradecimientos
La elaboración de esta tesis doctoral no se habría podido preparar sin la
generosa colaboración de muchas personas a quienes quiero expresar mi más
sincero agradecimiento.
Agradecer hoy y siempre el esfuerzo, dedicación, comprensión, y
orientaciones de mi directora de tesis Mercedes Caridad Sebastián. Me ha
brindado su confianza, cariño y apoyo. Y a quien debo el realizar el doctorado
en una Universidad tan prestigiosa como la Universidad Carlos III de Madrid.
Deseo extender un especial reconocimiento a todo el profesorado. En
particular a Miguel Ángel Marzal García-Quismondo y Arturo Martín Vega por
su respaldo, colaboración e interés demostrado para la presentación de este
proyecto. Recuerdo muy especialmente las clases de José Antonio Moreiro
González, que supo combinar magistralmente su simpatía, naturalidad y
sabiduría.
A mis padres Fernando y Justi, mis hermanas Elena y Yolanda. Gracias
por vuestro ánimo y alegría que me han dado la fortaleza necesaria para
seguir adelante. Y a mis más fieles compañeros que me han enseñado lo que
es el amor incondicional: Perla, Canela y Andy.
A mi querido amigo Javier, que ha sabido armarse de paciencia, mucha
dosis de cariño y comprensión cuando las fuerzas me flaqueaban.
He querido expresar mi agradecimiento a cada una de las personas que
han contribuido a la realización de esta tesis doctoral. Espero sepan
disculparme por cualquier posible omisión, sin lugar a dudas totalmente
involuntaria. Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


Resumen
La correcta gestión de la información en cualquier institución u organización
es vital para que ésta exista y progrese. En la aldea global de nuestra
sociedad actual, la información es poder. Sin embargo, las malas prácticas
de algunos departamentos, unidades o algunas personas que aglutinan
información relevante, ocultándola y alejándola de los criterios y estrategias
globales de la organización, fragilizan la estrategia corporativa. Este gran
lastre en el entorno actual, puede disminuir significativamente la producción
y por ende la competitividad en el mercado.
Esta atomización basada en el provecho propio y no en provecho de toda la
empresa, se abordará desde un único prisma "la mejora de la producción de
los trabajadores de la información y el conocimiento". Para ello, es esencial
asegurar que la información fluya libremente por toda la organización.
Este trabajo de tesis describe a través de sus diferentes apartados, el ámbito
propicio para el despliegue de las capacidades de los trabajadores del
conocimiento y el consabido aumento de su productividad, gracias al empleo
de varias tecnologías como: Workflow, SharePoint, Formato XML, Sistemas
de gestión del almacenamiento de la información, y Comunicaciones
Unificadas.
Una de las conclusiones a las que se puede llegar es que la empresa que
gestiona eficazmente su información se anticipa a los acontecimientos del
mercado, tiene un mayor poder de adaptación a las crisis y oportunidades y
sus acciones son más coordinadas y efectivas.
Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


Abstract
Proper information management at any institution or organization is of great
importance. In the global village of today's society, information is power.
There are many reasons for information not to flow freely and effectively
inside and among departments, organizational units and individuals.
As a result business processes are not as effective and there may be a loss
of productivity and competitiveness. The focus of this thesis is to present
ways to improve the productivity of knowledge and information workers.
The way to fulfill this objective will be how to improve information flow and
better communications and collaboration inside the organization. Several
technologies will be presented that contribute to this objective: collaboration
tools such as SharePoint, better document formats such as OOXML,
business processes defined, managed and optimized using a Workflow
solution, information lifecycle management, and improved, unified
communications.
One of the conclusions of this thesis is that companies that effectively
manage its information, communication and collaboration processes will be
better able to benefit from new opportunities, adapt to changing market
conditions, and see significant productivity gains and growth. Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


Descriptores
Sociedad de la Información, Workflow, Productividad, Trabajadores del
conocimiento, Trabajadores de la Información, ODF, Open Document
Format, MOSS, Microsoft Office SharePoint Server, SharePoint, OOXML,
XML, TI ,Tecnologías de la Información, UC, Comunicaciones Unificadas,
SAN, Storage Area Network, ILM, Information Lifecycle Mangement, Gestión
Información, Gestión Conocimiento, OXF, Open XML Format, VoIP, Voz
sobre IP, IP Multicast, NLB, Network Load Balancer.

Keywords
Information Society, Workflow, Productivity, Knowledge workers, Information
Workers, ODF, Open Document Format, MOSS, Microsoft Office SharePoint
Server, SharePoint, OOXML, XML, IT, Information Technology, UC, Unified
Communications, SAN, Storage Area Network, ILM, Information Lifecycle
Management, Information Management, Knowledge Management, OXF,
Open XML Format, VoIP, Voice over IP, IP Multicast, NLB, Network Load
Balancer.
Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


“La productividad del trabajador del conocimiento es el mayor desafío
que enfrenta el management en el siglo XXI. Los países e industrias que
han sido líderes en el mundo en los últimos 100 años son los países e
industrias que lideraron en el incremento de la productividad del
trabajador manual... De acá a 50 años, si no mucho antes, el liderazgo de
la economía mundial se habrá desplazado hacia los países e industrias
que hayan incrementado la productividad del trabajador del conocimiento
de la manera más sistemática y exitosa.”
Peter Drucker


“…a strategic goal for the next decade: to become the most dynamic and
competitive knowledge based economy in the world”
Lisbon 2000 EU Council Strategy objective


La cita del afamado economista Peter Drucker y la declaración de Lisboa de la
Unión Europea me sirven para plantear la idea principal de mi tesis.
La importancia de mejorar la productividad de los trabajadores de la
información y el conocimiento, y cómo mejorar esta productividad
utilizando varias tecnologías: entornos de colaboración, sistemas de
gestión de procesos de negocio, formatos XML para documentos
interoperables y sistemas de gestión del almacenamiento de la
información.
Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


Índice de contenidos
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1
OBJETO Y JUSTIFICACIÓN……………………………………………………… 4
OBJETIVOS ……………….………………………………………………………... 6
HIPÓTESIS ………………………………………………………………………….. 7
1 MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO 11
1.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 11
1.2 DEFINICIÓN DE WORKFLOW ................................................................... 13
1.2.1 Procesos y Tareas .... 13
1.2.2 Modelar, Integrar y Repartir Trabajo ......................................... 15
1.3 LA IMPLANTACIÓN DE WORKFLOW DENTRO DE LA EMPRESA ...................... 19
1.4 LA VIDA EN LA EMPRESA ANTES DEL WORKFLOW ...................................... 21
1.5 LA VIDA EN LA EMPRESA DESPUÉS DE IMPLANTAR WORKFLOW .................. 24
1.6 WORKFLOW EN LA OFICINA ..................................... 27
1.6.1 ¿Hay un estándar para Workflow? ............................................ 28
1.6.1.1 Interface 1: Definición de Proceso ........................................ 30
1.6.1.2 Interface 2: Aplicaciones Cliente ........................................... 30
1.6.1.3 Interface 3: Aplicaciones invocadas ...................................... 30
1.6.1.4 Interface 4: Integración con otros Motores de Workflow ....... 31
1.6.1.5 Interface 5: Herramientas de Administración y Monitorización ............................. 31
1.6.2 Qué tecnología utilizar ............................................................... 32
1.6.3 Formularios o documentos ........................ 33 Mejora de la Productividad de los Trabajadores de la Información y el Conocimiento


1.7 WINDOWS WORKFLOW FOUNDATION ...................................................... 36
1.8 WORKFLOW EN OFFICE 2007 ................................. 38
1.9 ESCENARIOS DE WORKFLOW CON OFFICE 2007 ...... 42
1.10 INGENIERÍA DE NEGOCIO .............................................................. 44
1.10.1 Modelado de Negocio ............................... 46
1.10.2 Lógica de Negocio ..................................................................... 48
1.10.3 Estructura de Empresa .............................. 52
1.10.4 Infraestructura de Tecnología de la Información ....................... 54
1.10.5 Reingeniería de Procesos de Negocio ...................................... 55
1.10.6 Captura de Procesos ................................. 56
1.10.7 Optimización de Procesos ......................... 58
1.10.8 Ingeniería de Negocio y Workflow ............................................. 61
2 MEJORA DE LA COMUNICACIÓN Y LA COLABORACIÓN ..................... 66
2.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 66
2.2 SITUACIÓN DE LOS TRABAJADORES DE LA INFORMACIÓN ........................... 67
2.3 UN ENTORNO ACTUAL PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN .................... 88
2.4 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE SHAREPOINT .................................... 94
2.4.1 El Impacto de las tecnologías de la información en la cadena de
valor ……………………………………………………………………….98
3 FORMATO DE LA INFORMACIÓN BASADO EN ESTÁNDARES
ABIERTOS ..................................................................................................... 114
3.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................... 114
3.2 MICROSOFT PROPIETARIO .................................................................... 115
3.3 MICROSOFT ESTÁNDAR ........ 117

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